בעונה, מייל שלא הגיע הוא לקוח שלא הגיש

עונת הדוחות

למה דוחות שנשלחו במרץ נעלמים בספאם, ומה עושים לפני מרץ

משרד רואי חשבון שולח במרץ פי עשרה ממה שהוא שולח ביולי: דוחות, אישורים, בקשות למסמכים, ותזכורות. שליחה כזו מכתובת פרטית או מדומיין בלי אימות נראית לשרתים של הלקוחות כמו התנהגות של שולח ספאם, בדיוק בחודש שבו אסור שדוח יאבד. הפתרון אינו לשלוח פחות אלא לשלוח נכון: מהדומיין של המשרד, עם שלוש רשומות אימות תקינות, ומכתובת שהלקוחות מכירים מכל השנה ולא רק מהעונה.

כתובת חשבוניות שמגיעה גם למנהלת המשרד וגם לרואה החשבון האחראי היא הכתובת הראשונה שכדאי להקים, כי היא זו שסובלת הכי הרבה כשמישהו מתחלף. השנייה היא כתובת לכל רואה חשבון על הדומיין של המשרד, שמגיעה לתיבה שכבר יש לו, ושהמשרד יכול להפנות מחדש ביום שהוא עוזב, כדי שלקוח שכתב אליו בפברואר יקבל תשובה במרץ. השלישית היא כתובת זמנית לעונה, שנסגרת באפריל.

ואם המשרד שולח דוחות ממערכת, ולא ידנית, המערכת מתחברת ב-SMTP בחמישה שדות ושולחת מאותו דומיין מאומת, עם מזהה לכל הודעה ביומן החשבון. כשלקוח אומר שלא קיבל את הדוח, אפשר לפתוח את המזהה ולראות אם ההודעה יצאה, מתי, ואם הכתובת שלו נכנסה לרשימת החסימה אחרי החזרה קודמת. זו תשובה שאפשר לתת בטלפון, במקום לשלוח שוב ולקוות.

קבצים כבדים ורגישים נשארים במסלול שהמשרד עובד בו היום: התיבה, השיתוף המאובטח או פורטל הלקוחות. אנחנו לא נוגעים בקבצים המצורפים ולא מאחסנים אותם. מה שמשתנה הוא הכתובת שממנה יוצא המייל שמלווה את הקובץ, וזה בדיוק המקום שבו שרת של לקוח מחליט אם להכניס אותו לתיבה או לספאם.

לבדוק לפני העונה הבאה

הבדיקה לוקחת פחות מדקה, לקריאה בלבד, ומראה בדיוק מה חסר לדומיין של המשרד.