כינוי
כתובת נוספת שמגיעה לאותו מקום. sales@ ו-info@ שמגיעות שתיהן לאותה תיבה הן שני כינויים, ואפשר גם לשלוח מכל אחת מהן בנפרד.
צוות
כתובת לכל תפקיד, בלי חשבון לכל אדם
רוב העסקים לא צריכים תיבה חדשה לכל עובד, אלא כתובת שמגיעה לאן שצריך. כתובת תפקיד כמו הנהלת חשבונות יכולה להגיע לשני אנשים, כתובת של עובד יכולה להגיע לתיבה שכבר יש לו, וכשהוא עוזב היעד משתנה בשורה אחת.
התמחור לפי דומיין וכתובות, ולא לפי מספר האנשים
היום שבו עובד עוזב
מה קורה לכתובת של מי שעזב, בשורה אחת
הכתובת נשארת. רק היעד שלה משתנה, וכל מי שכתב אליה אי פעם ממשיך להגיע למקום הנכון.
dana@הכתובת שכל הלקוחות מכירים
היעד הישןהתיבה הפרטית של דנה. נמחק מהשורה
היעד החדשהתיבה של מי שמחליף אותה, או כתובת התפקיד
הלקוחותלא צריכים לדעת. כותבים לאותה כתובת
מה מקימים
אילו כתובות כדאי לכל עסק, ולמה
| הכתובת | לאן היא מגיעה | למה היא חשובה |
|---|---|---|
| info@ או hello@ | לצוות או לאדם שקורא ראשון | הכתובת שאנשים מנחשים כשהם לא מוצאים אחרת |
| billing@ או accounts@ | לאדם שמטפל בכספים, ולרואה החשבון | כשמישהו עוזב, החשבוניות לא הולכות לאיבוד |
| support@ | לצוות התמיכה, או לכולם בעסק קטן | מפריד פניות שירות מפניות מכירה |
| noreply@ | לשום מקום, ובכוונה | כתובת השליחה של מערכות אוטומטיות |
| abuse@ ו-postmaster@ | למי שמנהל את הדומיין | כתובות תקניות שספקי דואר מצפים למצוא |
| שם פרטי של עובד | לתיבה שכבר יש לו | מקצועי מול לקוח, ולא דורש חשבון חדש |
כתובת תפקיד עדיפה על כתובת אישית בכל מקום שבו התפקיד ישרוד את האדם.
מה שקורה בפועל
חמישה מצבים שמנוהלים כאן בשורה אחת
אלה הרגעים שבהם עסק בלי ניהול כתובות מסודר מגלה שיש לו בעיה:
- עובד עוזב: היעד של הכתובת שלו משתנה, והלקוחות שכתבו אליו לא נופלים
- עובד חדש מצטרף: כתובת ביום הראשון, בלי חשבון ובלי הדרכה
- רואה חשבון מתחלף: כתובת החשבוניות מפנה למקום אחר, והשולחים לא צריכים לדעת
- פנייה חשובה הגיעה לאדם אחד: אפשר להוסיף יעד שני לאותה כתובת
- עונת דוחות: כתובת זמנית שנסגרת בסוף העונה
שלושת המושגים
כינוי, הפניה וכתובת אוספת
הפניה לכמה יעדים
כתובת אחת שמגיעה לשני אנשים או יותר, לדוגמה חשבוניות שמגיעות גם למנהלת המשרד וגם לרואה החשבון. שינוי היעד אינו משנה את הכתובת עצמה. מספר תיבות היעד תלוי במסלול.
כתובת אוספת
כל כתובת שאינה קיימת מגיעה למקום אחד. נוח, ומושך ספאם, ולכן היא זמינה ממסלול Professional ומעלה ואנחנו ממליצים להקים במפורש את הכתובות שבשימוש במקום להפעיל אותה.
הסדר הנכון
באיזה סדר מקימים כתובות לצוות, ומה עושים ביום שמישהו עוזב
מתחילים בכתובות התפקיד ולא בכתובות האנשים, כי התפקיד ישרוד את האדם. חשבוניות, תמיכה וכתובת כללית קודם, כל אחת מנותבת לאדם או לשניים שמטפלים בזה היום. רק אחר כך כתובת לכל עובד על הדומיין, שמגיעה לתיבה שכבר יש לו. הסדר הזה מבטיח שגם אם עובד עוזב מחר, אף לקוח לא כתב לכתובת שנעלמה: הוא כתב לחשבוניות@, והיעד של חשבוניות@ פשוט השתנה.
ביום שעובד עוזב, הפעולה היא שורה אחת: היעד של הכתובת שלו משתנה לאדם שמחליף אותו, או לכתובת תפקיד. הכתובת ממשיכה לעבוד, כל מי שכתב אליה בעבר ממשיך להגיע למקום הנכון, והעובד שעזב לא מקבל יותר דואר של העסק בתיבה הפרטית שלו. ביום שעובד מצטרף, יש לו כתובת ביום הראשון, בלי חשבון חדש, בלי סיסמה חדשה ובלי הדרכה, כי הוא ממשיך לעבוד באפליקציה שהוא מכיר.
התמחור לפי דומיין וכתובות, לא לפי אנשים, ולכן עסק של עשרה עובדים משלם על דומיין אחד ועל תיבות היעד השונות, לא עשר פעמים. כתובת אוספת, שמקבלת כל כתובת שאינה קיימת, זמינה ממסלול Professional, ואנחנו ממליצים לא להפעיל אותה: היא נוחה כי שום פנייה לא הולכת לאיבוד, והיא גם מקבלת כל ניחוש של שולחי ספאם. עדיף להקים במפורש את הכתובות שבשימוש, ולהוסיף כשצריך.
שאלות על כתובות לצוות
משלמים לכל עובד בנפרד
לא. התמחור אצלנו הוא לפי דומיין ומספר כתובות, ולא לפי אנשים, כי הכתובות מגיעות לתיבות שכבר יש לצוות. זה ההבדל הכלכלי המרכזי מול חבילות שמחייבות תשלום חודשי לכל משתמש.
מה עושים כשעובד עוזב
משנים את היעד של הכתובת שלו לאדם שמחליף אותו, או לכתובת תפקיד. הכתובת ממשיכה לעבוד, כל מי שכתב אליה בעבר ממשיך להגיע למקום הנכון, ואין צורך להודיע לאף לקוח על שינוי.
כדאי להפעיל כתובת אוספת
לרוב לא. היא נוחה כי שום פנייה לא הולכת לאיבוד, אבל היא גם מקבלת כל ניחוש של שולחי ספאם, וזה מציף את התיבה ופוגע במוניטין. היא זמינה ממסלול Professional, ועדיף להקים במפורש את הכתובות שבאמת בשימוש ולהוסיף בעת הצורך.
אפשר לשלוח מכתובת תפקיד ולא רק לקבל בה
כן. הכתובת מוגדרת כשולח נוסף בתיבה שכבר יש לעובד, כך שהוא יכול לענות בשם התפקיד מאותה אפליקציה שהוא כבר עובד בה. זה חשוב בעיקר לכתובות כמו תמיכה או חשבוניות, שבהן התשובה צריכה לצאת מהתפקיד ולא מהאדם.
להקים את חמש הכתובות שכל עסק צריך
רבע שעה, בלי לפתוח חשבון לאף אחד ובלי להעביר דואר קיים.
לפתוח חשבון